Vad ska en faktura innehålla?
Momslagen räknar upp vad en fullständig faktura ska innehålla (mervärdesskattelagen 17 kap. 24 §). För en vanlig försäljning mellan två svenska företag är det här:
- Fakturadatum, dagen fakturan utfärdas.
- Ett löpnummer i en eller flera serier, som identifierar fakturan unikt.
- Ditt momsregistreringsnummer.
- Ditt och köparens fullständiga namn och adress.
- Vad som säljs: mängd och art för varor, omfattning och art för tjänster. Skatteverket påpekar att en för allmän beskrivning kan göra fakturan ofullständig.
- Leveransdatum, om det kan fastställas och skiljer sig från fakturadatumet.
- Beskattningsunderlaget per momssats, enhetspriset exklusive moms och eventuella rabatter som inte redan ingår i priset.
- Momssats och momsbelopp.
Två uppgifter tillkommer i vissa fall. Redovisar köparen momsen själv (omvänd betalningsskyldighet), eller säljer du varor till ett företag i ett annat EU-land, ska köparens momsregistreringsnummer stå med. Och när momsen är noll ska fakturan säga varför: en hänvisning till momslagen, som "10 kap. 64 § 2 ML" vid export via speditör, eller texten "Omvänd betalningsskyldighet". Mallen ber om skälet så fort en rad har noll procent.
Aktiebolag ska dessutom ange företagsnamnet, orten där styrelsen har sitt säte och organisationsnumret, enligt aktiebolagslagen 28 kap. 5 §. Bolagsverket godtar momsregistreringsnumret i stället för organisationsnumret. Sätet är den kommun som är registrerad, även när postadressen är en annan ort.
Det som inte är lagkrav
OCR-nummer, bankgiro och förfallodag finns inte bland momslagens krav. De är praxis, och bra praxis: utan dem blir det svårare för kunden att betala rätt.
- Förfallodagen styr dröjsmålsräntan. Står ingen förfallodag börjar räntan löpa 30 dagar efter att fakturan skickades. Mellan företag förfaller betalningen senast 30 dagar efter kravet, om inte du som säljare uttryckligen gått med på en längre tid.
- Godkänd för F-skatt är inget krav i momslagen. Det är ändå det enklaste sättet att visa kunden att den inte ska dra skatt på ersättningen. Har du FA-skatt måste du hänvisa till den skriftligt i varje uppdrag.
Förenklad faktura under 4 000 kronor
Är totalbeloppet högst 4 000 kronor inklusive moms räcker en förenklad faktura. Den ska ha utfärdandedatum, uppgift om säljaren, vad som sålts och momsbeloppet eller det som behövs för att räkna ut det. Den får inte användas när du säljer varor till ett företag i ett annat EU-land, eller när köparen i ett annat EU-land redovisar momsen. Mallen ovan gör alltid en fullständig faktura, så den fungerar i båda fallen.
Momssatserna 2026
| Momssats | Gäller bland annat |
|---|---|
| 25 % | Det mesta, normalskattesatsen |
| 12 % | Hotell och camping, restaurang- och cateringtjänster |
| 6 % | Livsmedel från 1 april 2026 till och med 31 december 2027, persontransporter, böcker och tidningar, entré till konserter och idrott |
| 0 % | Export, varor till företag i andra EU-länder, undantagen försäljning |
Det är tidpunkten för leveransen som avgör vilken momssats som gäller, inte fakturadatumet. En leverans av livsmedel i mars 2026 har alltså 12 procent även om fakturan skrivs i april. Från 1 januari 2028 är livsmedelsmomsen 12 procent igen.
Faktura i utländsk valuta
Mallen räknar i kronor. Skriver du fakturan i euro eller dollar ska momsbeloppet ändå stå i kronor när momsen betalas till svenska staten, omräknat med Europeiska centralbankens kurs eller Nasdaq Stockholms mittkurs. För export utan moms, där värdet ska anges för tullen, finns valutan att välja i proformaläget.
Kreditfaktura
En kreditfaktura ändrar en faktura du redan skickat. Den ska hänvisa särskilt och otvetydigt till ursprungsfakturan, normalt med dess löpnummer, och visa vad som ändras. I mallen skriver du antalet med minus och anger ursprungsfakturans nummer i meddelandet. Kreditfakturan får ett eget nytt nummer och dagens datum.
Hur länge ska fakturan sparas?
Fakturor är räkenskapsinformation och ska sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (bokföringslagen 7 kap. 2 §). Det gäller kopian av fakturan du skickat lika mycket som fakturor du fått.
Proformafaktura
Skickar du varor ut ur EU utan att sälja dem, som prover, gåvor eller något som ska repareras, behöver tullen ett underlag för värdet. Det är en proformafaktura: samma rader, men utan betalningskrav och med varukod, vikt och syftet med sändningen. Byt läge överst i mallen, och läs mer om vad en proformafaktura ska innehålla.
När mallen inte räcker
En mall fungerar för enstaka fakturor. Med fler kunder och order blir det sårbart att skriva av rader, priser och moms för hand. I Fluit skapas fakturan från ordern med samma rader och priser som kunden bekräftade, kreditfakturan skapas från returen och proformafakturan från leveransen, och allt bokförs i Fortnox. Se ekonomi och Fortnox.
