Integritetspolicy

Fluit System AB (org.nr 559421-4909)
Hörnellgatan 4, 931 30 Skellefteå
E-post: info@fluit.se
Support: support@fluit.se

Vi samlar in följande personuppgifter:

• Kontaktuppgifter: namn, e-postadress, telefonnummer och företagsnamn vid registrering eller kontaktförfrågan.
• Kontouppgifter: inloggningsuppgifter och rollinformation för användare av tjänsten.
• Användningsdata: teknisk information som IP-adress, webbläsartyp och hur du använder tjänsten.
• Affärsdata: data du lagrar i Fluit (ordrar, artiklar, kunder etc.) behandlas enligt ditt personuppgiftsbiträdesavtal.

Vi behandlar personuppgifter för att:

• Tillhandahålla och förbättra tjänsten (fullgörande av avtal)
• Administrera ditt konto och behörigheter
• Skicka viktig information om tjänsten (berättigat intresse)
• Besvara supportärenden och kontaktförfrågningar
• Uppfylla bokförings- och skattelagstiftning (rättslig förpliktelse)

Behandlingen baseras på fullgörande av avtal (Art. 6.1b GDPR) när du använder tjänsten, berättigat intresse (Art. 6.1f) för drift och säkerhet, och rättslig förpliktelse (Art. 6.1c) för bokföringskrav.

Vi delar personuppgifter med:

• Microsoft Azure — hosting och databas, inom EU (West Europe).
• Twilio SendGrid — transaktionell e-post från plattformen (verifiering, lösenordsåterställning, säkerhetsaviseringar). Överförs till USA.
• OpenRouter och de AI-leverantörer som anropas via tjänsten — Anthropic och Google (USA) samt Mistral AI (Frankrike). Gäller bara när AI-funktionerna används; se avsnittet om AI nedan.
• Betalningsleverantörer, för fakturering.

Använder du Fluit och har kopplat på integrationer — bokföringssystem, fraktbokning, e-postinkorg, en extern AI-assistent — skickas data också till dem. Det är kopplingar du själv aktiverar, och du har en egen relation med den mottagaren. Vilka de är styr du i tjänsten.

Vid överföring utanför EU/EES stödjer vi oss på EU-kommissionens standardavtalsklausuler (SCC) eller mottagarens certifiering enligt EU–US Data Privacy Framework.

Vi säljer aldrig dina personuppgifter till tredje part.

Fluit har en inbyggd AI-assistent. När du ställer en fråga till den skickas konversationen — och de uppgifter assistenten hämtar ur systemet för att kunna svara — till OpenRouter, som vidareförmedlar den till den modell du valt. Beroende på modell är mottagaren Anthropic eller Google (USA), eller Mistral AI (Frankrike).

Innehållet används inte för att träna modellerna. Varje anrop skickas med villkoret att mottagaren inte får spara det för träning, och utan tyst omdirigering till en annan leverantör om den valda inte är tillgänglig. Vilken modell som väljs avgör vilken leverantör som svarar. Vi loggar vilken leverantör som tagit emot varje enskilt anrop.

AI är en tillvalsmodul. Är den inte aktiverad för din organisation lämnar inga uppgifter vår Azure-miljö för den inbyggda assistentens räkning. Är du användare hos en kund som använder Fluit är det den kunden, inte vi, som avgör om modulen ska vara på.

Vi sparar konversationerna för felsökning och för att förbättra assistenten. Inga beslut med rättslig verkan eller motsvarande betydande påverkan fattas automatiserat av AI:n — den föreslår och utför uppgifter du själv begär.

Du kan koppla en extern AI-assistent, till exempel Claude, till Fluit via Model Context Protocol (MCP). Kopplingen görs av dig, med din egen inloggning. I ett godkännandesteg väljer du bolag, vilka områden assistenten får nå och om den bara får läsa eller också utföra åtgärder.

Vad som skickas till assistenten. När assistenten anropar ett av Fluits verktyg skickar vi tillbaka verktygets svar — uppgifter ur ert system, till exempel en kund, en order eller ett lagersaldo. Assistenten når aldrig mer än det du själv har behörighet till i bolaget.

Vad Fluit tar emot. Namnet på verktyget som anropas och de parametrar assistenten skickar med, till exempel ett sökord eller ett ordernummer. Vi tar inte emot din konversation med assistenten, och vi läser inte assistentens minne, historik eller filer.

Vem som tar emot uppgifterna. Den data verktygen returnerar hamnar hos assistentens leverantör, till exempel Anthropic. Det är du, eller den organisation du arbetar för, som väljer att skicka den dit, på samma sätt som när du aktiverar en integration. Leverantörens behandling regleras av ditt avtal och dina villkor hos den, inte av den här policyn.

Vad vi sparar.

• En post om kopplingen: vilken klient, vilket bolag, vilka behörigheter du godkände, när den skapades och när den senast förnyades. Inloggningsnycklarna sparas bara som hashvärden, aldrig i klartext.
• En agentlogg i ert bolags databas med en rad per verktygsanrop: vilket verktyg, när, för vilken användare, parametrarna (med känsliga fält maskerade), hur det gick och en kort sammanfattning av resultatet, till exempel "42 rader". Själva datan som returnerades sparas inte där. Loggen gör det möjligt att i efterhand se vad en assistent har läst och gjort. Den är en del av ert bolags data och lagras och raderas som den.
• Driftloggar över vilka verktyg som anropats och när. De används för felsökning och säkerhet och raderas automatiskt efter 30 dagar.
• Åtgärder som assistenten utför i ert system loggas också i aktivitetsloggen, precis som om du hade gjort dem själv.

Några verktyg använder i sin tur Fluits inbyggda AI, till exempel för att skriva en produkttext. Då gäller också avsnittet om AI-funktioner ovan.

Så avslutar du kopplingen. Under Mina inställningar → Anslutna appar i Fluit, eller genom att ta bort kopplingen i assistenten. En administratör kan återkalla kopplingar i hela bolaget. Kopplingen slutar också gälla om ditt konto eller din åtkomst till bolaget tas bort.

Frågor om kopplingen besvaras av support@fluit.se. Hur du kopplar upp dig beskrivs på sidan om MCP-kopplingen.

Vi lagrar personuppgifter så länge ditt konto är aktivt eller så länge det krävs för att tillhandahålla tjänsten. Efter avslut raderas uppgifterna inom 90 dagar, med undantag för data som måste sparas enligt lag (t.ex. bokföringsdata i 7 år).

Enligt GDPR har du rätt att:

• Få tillgång till dina personuppgifter
• Rätta felaktiga uppgifter
• Radera dina uppgifter ("rätten att bli glömd")
• Begränsa behandlingen
• Dataportabilitet: få ut dina uppgifter i maskinläsbart format
• Invända mot behandling baserad på berättigat intresse

Kontakta oss på info@fluit.se för att utöva dina rättigheter.

Vår webbplats sparar ditt cookieval och ljus/mörkt läge lokalt i din webbläsare (localStorage). Dessa uppgifter lämnar aldrig din enhet.

Om du samtycker via cookiebannern använder vi även cookies för analys (för att förstå hur webbplatsen används, via Google Tag Manager/Google Analytics) och marknadsföring (mätning av kampanjer, t.ex. Google Ads). Inga sådana cookies sätts, och inga förfrågningar skickas till Google, innan du gett ditt samtycke.

Du kan när som helst ändra eller återkalla ditt val via Cookieinställningar längst ned på sidan, under Juridik. Där ser du ditt nuvarande val och kan slå av analys eller marknadsföring igen. Ett återkallande börjar gälla direkt: ingen ytterligare mätning sker, och vid nästa sidladdning laddas mättaggen inte alls.

Vi vidtar tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter, inklusive kryptering, åtkomstkontroller och regelbundna säkerhetsgranskningar.

Om du anser att vi behandlar dina uppgifter felaktigt har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), www.imy.se.

Vi kan uppdatera denna policy. Väsentliga ändringar meddelas via e-post eller i tjänsten.