Personuppgiftsbiträdesavtal

Personuppgiftsansvarig ("Kunden"): Den organisation som tecknat avtal om att använda Fluit ERP-tjänsten.

Personuppgiftsbiträde ("Leverantören"):
Fluit System AB, org.nr 559421-4909
Hörnellgatan 4, 931 30 Skellefteå
E-post: info@fluit.se

Detta personuppgiftsbiträdesavtal ("PUB-avtalet") reglerar Leverantörens behandling av personuppgifter för Kundens räkning inom ramen för det avtal som parterna har ingått avseende Fluit ERP. PUB-avtalet utgör en integrerad del av tjänsteavtalet och gäller i enlighet med våra allmänna villkor.

Begrepp i detta avtal har samma innebörd som i EU:s dataskyddsförordning (GDPR, förordning 2016/679), såsom personuppgifter, behandling, registrerad, personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde.

Leverantören ska:

• Endast behandla personuppgifter i enlighet med Kundens dokumenterade instruktioner. Om Leverantören anser att en instruktion strider mot GDPR ska Leverantören omedelbart informera Kunden.
• Säkerställa att personer som behandlar personuppgifterna har förbundit sig att iaktta konfidentialitet.
• Vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifterna, inklusive:
  • Kryptering av data vid överföring (TLS) och i vila
  • Åtkomstkontroll och autentisering
  • Regelbundna säkerhetskopior
  • Loggning av åtkomst
• Inte anlita underbiträden utan Kundens skriftliga godkännande. Vid godkännande ska underbiträdet omfattas av motsvarande skyldigheter.
• Bistå Kunden med lämpliga åtgärder för att fullgöra skyldigheten att besvara begäranden från registrerade (tillgång, rättelse, radering, dataportabilitet).
• Bistå Kunden vid konsekvensbedömningar och förhandssamråd med tillsynsmyndigheten om så krävs.
• Vid avtalets upphörande, enligt Kundens val, radera eller återlämna samtliga personuppgifter och radera befintliga kopior, såvida inte lagring krävs enligt lag.

Kunden godkänner vid avtalets tecknande följande underbiträden:

AI-modulen är ett tillval. För en Kund som inte har den aktiverad anlitas inga av de underbiträden som är märkta ”När AI-modulen är aktiv”, och inga personuppgifter lämnar Azure-miljön för AI-ändamål.

Val av AI-leverantör. Varje anrop skickas med villkoret att mottagaren inte får spara innehållet för modellträning, och utan tyst omdirigering till en annan leverantör om den valda inte är tillgänglig. Vilken modell Kunden väljer avgör vilken av modellleverantörerna ovan som svarar. Leverantören loggar vilken leverantör som tagit emot varje enskilt anrop, med anropets identifierare.

Kunden kan begära att anropen låses till en uttrycklig lista av leverantörer. Utan en sådan låsning kan en modell nås via en annan värdtjänst än leverantörens egen, förutsatt att den uppfyller villkoret om modellträning ovan.

Beslutsmodellen. TypeSafe AI svarar på en egen typ av anrop: de som klassificerar något i stället för att skriva text, till exempel vilken kö och vilken prioritet ett inkommande ärende ska ha. Ett sådant anrop bär modellnamnet, det tillstånd som ska bedömas och de frågor som ställs, ingenting annat, och modellen kan inte generera fri text. Villkoret om modellträning och spärren mot omdirigering ovan sätts per anrop mot förmedlaren och når inte den här vägen, eftersom modellen har en enda leverantör. I stället gäller leverantörens egna villkor, som anger att prompts och annan indata inte används för att träna eller finjustera modeller.

Integrationer som Kunden själv aktiverar — bokföringssystem, fraktbokning, e-postinkorg — är inte underbiträden till Leverantören. Där är det Kunden som instruerar överföringen till en mottagare Kunden har en egen relation med, och Kunden ansvarar för sitt avtal med den mottagaren. Leverantören tillhandahåller kopplingen.

Leverantören ska informera Kunden skriftligen innan nya underbiträden anlitas. Kunden har rätt att invända inom 14 dagar. Om parterna inte kan enas har Kunden rätt att säga upp avtalet.

Kundens personuppgifter lagras inom EU/EES.

Överföring till land utanför EU/EES sker endast till de underbiträden som räknas upp i avsnitt 6, och endast för det ändamål som anges där. För dessa överföringar gäller EU-kommissionens standardavtalsklausuler (SCC) eller mottagarens certifiering enligt EU–US Data Privacy Framework. Överföring till andra mottagare utanför EU/EES får inte ske utan Kundens skriftliga godkännande.

För AI-behandling kan Kunden begära att endast underbiträden inom EU/EES anlitas. Leverantören begränsar då routingen till dessa.

Leverantören ska utan onödigt dröjsmål, och senast inom 48 timmar, underrätta Kunden om en personuppgiftsincident som påverkar Kundens data. Underrättelsen ska innehålla:

• Beskrivning av incidenten och dess sannolika konsekvenser
• Vilka kategorier av registrerade och personuppgifter som berörs
• Åtgärder som vidtagits eller föreslås för att hantera incidenten

Kunden har rätt att, på egen bekostnad och med skäligt varsel (minst 14 dagar), verifiera att Leverantören uppfyller sina skyldigheter enligt detta avtal. Leverantören ska ge tillgång till nödvändig information och medverka vid granskningar.

Leverantörens ansvar under detta PUB-avtal regleras av ansvarsbegränsningen i de allmänna villkoren.

PUB-avtalet gäller så länge Leverantören behandlar personuppgifter för Kundens räkning. Det upphör automatiskt när samtliga personuppgifter har raderats eller återlämnats i enlighet med punkt 5.

Frågor om detta personuppgiftsbiträdesavtal besvaras av:
Fluit System AB (org.nr 559421-4909)
Hörnellgatan 4, 931 30 Skellefteå
E-post: info@fluit.se